Wat is eHerkenning en waarom is het verplicht?

Direct vrijblijvend advies? Bel of mail 

+31 (0)70-3819281

info@wisemen.nl

Als onderneming heeft u in het kader van Europese aanbestedingen vaak te maken met TenderNed. Na 27 juni 2015 kunnen ondernemingen niet meer gebruik maken van belangrijke delen van TenderNed zonder eHerkenning. In dit weblog leg ik aan de hand van zes vragen uit waarom dit belangrijk voor uw onderneming kan zijn. 

Wat is TenderNed?

Tenderned is een website waarin overheden aanbestedingen op Europees niveau kenbaar maken. Op TenderNed kondigen overheidsorganisaties aanbestedingen aan, vaak inclusief informatie wanneer en op welke wijze geïnteresseerde ondernemers op de deze aanbestedingen kunnen inschrijven.

Expertisecentrum Aanbesteden (PIANOo)

Ook wordt bekend gemaakt aan wie gegund is. De website TenderNed wordt verzorgd door het Expertisecentrum Aanbesteden (PIANOo) in opdracht van het ministerie van Economische zaken. Als ondernemer kunt u via TenderNed kennis nemen van en meedingen naar overheidsopdrachten. Ook kunt u zien welke opdrachten aan andere ondernemingen zijn gegund.

Wat is eHerkenning?

eHerkenning is een twee-factor inlog systeem van de overheid waarmee geïnteresseerde ondernemers en inschrijvers kunnen inloggen op TenderNed.

Het is voor ondernemingen wat DigiD is voor particulieren. In de toekomst wil de overheid eHerkenning verplicht gaan gebruiken voor inschrijving op een aanbesteding (werknaam: ‘eHerkenning 2+’). Zover is het echter nu nog niet. Overheidsinstanties kunnen vrijwillig gebruik maken van eHerkenning.

Hoe implementeer ik eHerkenning?

Voor meer informatie over  eHerkenning kunt u het stappenplan doorlopen. Een van de stappen is het koppelen van het account aan een van de zes goedgekeurde eHerkenningsmiddelen (lees: de tweede factor voor inloggen). Met aanvragen en installeren van het eHerkenningsmiddel is tijd gemoeid waar de onderneming ook rekening moet houden bij de planning. Met name als er een inschrijvingstermijn op het spel staat. De overheid verschaft een mooi overzicht waarin de verschillen in prijs en voorwaarden tussen de verschillende IT-leveranciers van eHerkenningsmiddelen staan. 

Waartoe dient eHerkenning?

Na registratie dient u de (bevoegde) personen die TenderNed gebruiken ook te koppelen aan de juiste entiteit (KvK-nummer) van de onderneming.

Authenticatie

Dit is belangrijk omdat de overheid eHerkenning ten eerste gebruikt om vast te stellen wie de informatie opvraagt of wenst in te in te schrijven (authenticatie). Ten tweede controleert eHerkenning of de aanvrager bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen (autorisatie).  In dit verband merk ik op dat het bij inschrijven van belang is dat personen die meerdere ondernemingen hebben die actief deelnemen aan aanbestedingen, er ook voor zorgen dat zij gekoppeld zijn aan die bewuste ondernemingen. In elk geval dient u vooraf zeker te zijn bij digitaal inschrijven dat de persoon met het eHerkenning account niet alleen aanwezig is, maar ook bevoegd is om de inschrijving te voltooien! 

Waarom is het belangrijk om implementatie van eHerkenning en registratie niet uit te stellen?

Als eHerkenning niet werkt, is digitaal inschrijven niet mogelijk, waardoor u de aanbesteding kan mislopen. Dit is geen fictie, getuige het vonnis van 25 april 2015 dat de rechtbank Zeeland-West Brabant heeft gewezen. In dit vonnis oordeelde de voorzieningenrechter dat bij inschrijvingsproblemen, in dit geval een (beweerde) storing in TenderNed, de gevolgen daarvan voor risico van inschrijver moeten blijven. Wanneer een inschrijver ervoor kiest zéér kort voor sluitingstijd aan te vangen met het indienen van de inschrijving, zullen problemen die zich dan voordoen voor diens risico komen.

Daaronder vallen naar mijn mening ook account-gerelateerde problemen,  zoals een missende (maar feitelijke aanwezige autorisatie), onbereikbaarheid van de persoon die via eHerkenning moet indienen, of een vertraging bij aanvraag of gebruik van eHerkenning, tenzij deze zich voordoet aan de kant van de overheid. Voornoemd vonnis laat zien dat u van een beroep op dit laatste punt niet te veel moet verwachten. Gelet het voorgaande dient u de waarschuwing in de handleiding van TenderNed ‘om niet tot het laatste moment te wachten met indienen’ dan ook serieus te nemen.

Wat gebeurt er als uw onderneming niet op tijd is met inschrijven?

Het is belangrijk dat u bij deelname aan aanbestedingen na 27 juni ruim vooraf controleert of uw organisatie eHerkenning heeft aangevraagd en kan gebruiken. Indien u dit niet regelt kunnen er problemen ontstaan bij het aanmelden voor documentatie via TenderNed, of nog ernstiger bij digitaal inschrijven via TenderNed. Indien u niet tijdig inschrijft voor een aanbesteding zal de overheid de (te laat ontvangen) inschrijving negeren. Uw inschrijving zal dan niet in aanmerking komen voor gunning, ook al is het aanbod beter dan dat van concurrenten.

Voor een inschrijving na verstrijken van de termijn zijn geen uitzonderingen mogelijk, omdat strikte hantering van deze termijn (deadline) een uitvloeisel is van het gelijkheidsbeginsel. Dit juridische beginsel is zeer belangrijk in het aanbestedingsrecht. Inschrijvers moeten gelijk worden behandeld en moeten erop kunnen vertrouwen dat de overheid ervoor zorgt dat zij zichzelf en alle partijen aan deze termijn houdt.

Advies!

Wilt u gebruikmaken van onze parate kennis en ons met enige regelmaat bellen? Neem een abonnement op de Virtuele Juridische Afdeling. Mail me direct even dan ontvangt u vrijblijvend de voorwaarden.

Meer weten? Bel of mail gerust:

T. +31(0)70-3819281
E. info@wisemen.nl

Voor de laatste ontwikkelingen schrijft u zich nu in voor de

WiseMen Nieuwsflits!