Voorkom legacy op standaard documenten: onderhoud op Algemene Voorwaarden is nodig

Direct vrijblijvend advies? Bel of mail 

+31 (0)70-3819281

info@wisemen.nl

Kleine lettertjes, groot belang

Veel tekst, vaak in de beroemde twee-kolommen layout, iedereen kent ze wel: Algemene Voorwaarden. Het belang van dergelijke bepalingen wordt in de praktijk nog wel eens onderschat. Dit kan komen door de hoeveelheid bepalingen, maar ook bijvoorbeeld omdat ze zoveel mogelijk ‘algemeen’, zijn opgesteld, zoals de naam eigenlijk al zegt. Goed vormgegeven en doordacht hebben we in plaats van met een verplicht nummer echter te maken met de juridische backbone van een gehele onderneming. Daarom heeft WiseMen Advocaten een unieke service:

Onderhoud op contracten voor een vaste prijs.

In deze weblog wordt kort aangegeven waarom een dergelijk document zo belangrijk is en wordt ingegaan op deze service. 

Wettelijke bepalingen

In ons Burgerlijk Wetboek (hierna: BW) zijn de bepalingen rondom Algemene Voorwaarden opgenomen. Vanaf artikel 231 van Boek 6 BW zijn de ter zake doende artikelen te vinden. Volgens de wet gaat het om één of meer bedingen die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten te worden opgenomen. Bepalingen die de kern van een prestatie aangeven horen thuis in het contract zelf en niet in de Algemene Voorwaarden. Wanneer een dergelijke belangrijke bepaling toch in de Algemene voorwaarden staat, heeft dat als gevolg dat de wettelijke bepalingen zoals genoemd hier niet op van toepassing zijn. Met deze definitie is duidelijk hoe de Voorwaarden gezien moeten worden, namelijk als vangnet om een contract met daarin de kernbepalingen aan te vullen. Voorbeeld in het geval van een softwareleverancier: in een overeenkomst kan met een afnemer worden afgesproken dat een licentie voor een bepaald software product wordt geleverd. In die overeenkomst worden zaken als de prijs voor de licentie vastgelegd. In de overeenkomst wordt een bepaling opgenomen die verwijst naar de Algemene Voorwaarden en die ook van toepassing verklaart. Deze worden bij de overeenkomst ter hand gesteld en in de Voorwaarden staan dan bepalingen over waar de levering van de licentie bijvoorbeeld plaatsvindt, of er mogelijkheden zijn tot support-uren en hoe alle details rondom het intellectueel eigendom zijn geregeld. Op deze manier is een duidelijk onderscheid te maken tussen kernprestatie en eventuele bijkomstige regels die niet altijd nodig zullen zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Branchevoorwaarden

Om de praktijk iets te vergemakkelijken zijn standaardmodellen opgesteld. Zo zijn er bijvoorbeeld de ICT~Office voorwaarden. Er is (nog) niet één standaardmodel dat wordt gezien als de beste optie. Uiteindelijk geldt dat elke onderneming weer anders is, elke programmatuur verschillend, en dat speciaal voor die bedrijfsvoering ontworpen Algemene Voorwaarden de meeste zekerheid en bescherming zullen bieden. Op maat gemaakt bieden deze bijvoorbeeld de bescherming van een specifiek omschreven niet-toerekenbare tekortkoming, een situatie van overmacht dus. Zo zijn risico’s die een onderneming loopt in haar bedrijfsvoering veel beter afgedekt dan met een algemene clausule.

Risico: geen Algemene Voorwaarden van toepassing

Algemene Voorwaarden zijn niet verplicht. Het is gewoon mogelijk een overeenkomst te sluiten zonder dat deze wordt ondersteund door Algemene Voorwaarden. Zoals verwacht is dit niet het meest verstandige om te doen. Het is niet te voorspellen hoe de relatie tussen de contractspartijen zal verlopen of hoe de uiteindelijke uitvoering van de overeenkomst zal gaan. Wanneer verder niets is afgesproken wordt bij een geschil gekeken naar de gesloten overeenkomst en de wet. Meer zekerheid vooraf kan in bepaalde mate door Algemene Voorwaarden worden gegeven. Een voorbeeld. Wanneer de overeenkomst tussen de softwareleverancier en de afnemer zoals hierboven genoemd wordt gesloten zonder Voorwaarden van toepassing te verklaren, kunnen onduidelijkheden bestaan. De licentie is bijvoorbeeld geleverd maar na verloop van tijd ontstaat bij de afnemer de wens om de software te updaten naar bijvoorbeeld een nieuwe versie van een besturingssysteem. De leverancier verzorgt deze update. Maar heeft de afnemer hier dan ook recht op? En per wanneer zou deze update geleverd kunnen worden? Wie communiceert naar wie op het moment dat deze versie beschikbaar wordt? En wat gebeurt er als deze nieuwe versie niet geschikt blijkt voor de bestemmingen die de afnemer hier uiteindelijk mee heeft? Zonder Algemene Voorwaarden wordt teruggevallen op de wet en de wederzijdse verwachtingen van de partijen vanuit de overeenkomst en rechtsverhouding, en bij een hoog oplopend geschil op de rechter. Maar wat is precies met de bewoordingen bedoeld? Een bepaalde mate van zekerheid zou hier dus gewenst zijn. Wanneer Voorwaarden wel van toepassing zijn verklaard kan een bepaling zijn opgenomen die bepaalt wanneer een nieuwe versie van programmatuur uit komt, wie hier recht op heeft en hoe de levering hiervan zal geschieden. Ook vragen omtrent het Intellectueel Eigendom van deze software kunnen alvast worden beantwoord in de Voorwaarden. Op het moment dat geen bepalingen dan wel onduidelijke bepalingen in de overeenkomst lacunes veroorzaken, dienen de Algemene Voorwaarden als opvulling. Samengevat, waarom springen zonder vangnet?

Jurisprudentie

Wanneer Algemene Voorwaarden beschikbaar zijn en bij elke gesloten overeenkomst van toepassing worden verklaard wordt dus een hogere mate van duidelijkheid gegenereerd. Echter, net als software, behoeven Algemene Voorwaarden ook het nodige onderhoud. In de wereld van het recht veranderen inmiddels voortdurend de regels. Nieuwe jurisprudentie kan net een andere draai geven aan hoe met de Voorwaarden omgegaan dient te worden. Een discutabel punt is bijvoorbeeld wanneer Algemene Voorwaarden nu eigenlijk ter hand zijn gesteld. 

Allereerst zijn Voorwaarden niet van toepassing indien een gebruiker geen redelijke mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van deze voorwaarden, art. 6:233 BW. Wanneer nu echt ter kennis is gesteld of niet, hangt van de omstandigheden van het geval af en hier zijn dan ook veel uitspraken over gedaan. Een voorbeeld is bijvoorbeeld de zaak van 11 februari 2012 waarin de Hoge Raad heeft gesteld dat wanneer een standaardmodel (in dit geval FENIT) Voorwaarden weliswaar op te zoeken is via Google, dit niet wil zeggen dat een partij er voldoende van op de hoogte was. Henk Dekker schreef hier eerder al een weblog over. Nog steeds is niet helemaal duidelijk wanneer Voorwaarden nu wel of niet voldoende ter kennis zijn gesteld aan een wederpartij, maar na deze zaak geeft in elk geval aan dat de beste methode van het van toepassing verklaren van Voorwaarden en daarom ter kennis stellen van dit document nog het toesturen hiervan is. Dit kan dan wel weer zowel online als offline gebeuren.

Onderhoud op jurisiche documenten

Om uw onderneming zekerheid te bieden in het geval van een conflict zijn Algemene Voorwaarden geen overbodige luxe. Deze kunnen wij als uw Virtuele Juridische Afdeling voor u opstellen. U bent in het bezit van Voorwaarden? Dan kunt u bij ons een onderhoudsafspraak maken. Wij bekijken dan uw Voorwaarden en checken deze met de laatst verschenen jurisprudentie en ontwikkelingen in de markt. Met een goede juridische backbone 2014 in? Neemt u dan vooral contact met ons op.

Advies!

Wilt u gebruikmaken van onze parate kennis en ons met enige regelmaat bellen? Neem een abonnement op de Virtuele Juridische Afdeling. Mail me direct even dan ontvangt u vrijblijvend de voorwaarden.

Meer weten? Bel of mail gerust:

T. +31(0)70-3819281
E. olaf@wisemen.nl

Voor de laatste ontwikkelingen schrijft u zich nu in voor de

WiseMen Nieuwsflits!