Thuiswerken of juist naar kantoor? Booking uitspraak

Instructierecht

Werkgevers hebben een instructierecht om instructies te geven aan hun werknemers met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden. In de wet staat (art. 7:660 BW):

De werknemer is verplicht zich te houden aan de voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid alsmede aan die welke strekken ter bevordering van de goede orde in de onderneming van de werkgever, door of namens de werkgever binnen de grenzen van algemeen verbindende voorschriften, of overeenkomst aan hem, al dan niet tegelijk met andere werknemers, gegeven.

Het doel van deze wet is om ervoor te zorgen dat werkgever beleidsbepaler is en kan zijn aangaande doelmatig werken. Een werkgever heeft dus het recht om een werknemer te instrueren naar kantoor te komen om daar het werk te verrichten. Door de lock downs in corona tijd, toen iedereen verplicht werd thuis te blijven en dus ook waar mogelijk thuis te werken, leek het alsof werknemers nadien zelf mochten beslissen of ze thuis bleven werken, of naar kantoor zouden komen. Echter, dat instructierecht van werkgevers is niet veranderd. Een werkgever kan dus nog steeds de instructie geven om naar kantoor te komen om daar te werken.

Ondernemingsraad

De ondernemingsraad (OR) van Booking kon zich echter niet verenigen met het beleid van Booking, om na de corona lockdowns, werknemers te verplichten een bepaald percentage van hun werktijd op kantoor werkzaamheden te verrichten.

Een ondernemingsraad is binnen een onderneming van 50 werknemers of meer het orgaan waarin de inspraak van werknemers op sociaal-organisatorisch terrein is belegd. De ondernemer heeft de verplichting over bepaalde zaken in overleg te treden met de OR. Dit is vastgelegd in de artikelen 23 en 24 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De OR heeft ook een initiatiefrecht, opgenomen in artikel 23 WOR. Verder is een ondernemer verplicht om advies in te winnen bij de OR als het gaat om onderwerpen die worden genoemd in artikel 25. Als laatste heeft de OR een instemmingsrecht. Dit is geregeld in van artikel 27 WOR. De OR moet instemmen met een voorgenomen besluit met betrekking tot het sociale beleid, niet zijnde primaire arbeidsvoorwaarden.

Booking casus

In het personeelshandboek van Booking was opgenomen in 2019 dat vanuit kantoor wordt gewerkt. Alleen na instemming met de manager kon – bij uitzondering – vanuit huis worden gewerkt. Door de corona maatregelen en de lock down veranderde dit. Iedereen moest thuis gaan werken.

Na de eerste versoepelingen van de coronamaatregelen werd het weer toegestaan om op kantoor te komen werken. Booking had hiervoor een Heropeningsplan opgesteld en aan de OR voorgelegd. De OR heeft met dit plan op 9 juli 2020 ingestemd, onder de voorwaarde dat terugkeer naar kantoor uitsluitend op vrijwillige basis zou plaatsvinden. Op dat moment adviseerde de overheid namelijk nog steeds om zo veel mogelijk thuis te werken.
Na een nieuwe lockdown is het pand van Booking in 2021 weer in fasen geopend, na overleg en instemming met de OR.

Werken doe je op kantoor

Het uitgangspunt van Booking was toen dat het originele beleid - werken doe je op kantoor – weer van kracht zou worden. Dit is ook opgenomen in het personeelshandboek van 2022. Er is wel door Booking onderzocht of hybride werken niet een optie was. Echter beleid was: werken doe je op kantoor.

Pilot hybride werken

In 2022 is een pilot hybride werken gestart. Een onderzoek werd gestart om te beoordelen of hybride werken – dus zowel vanuit kantoor als vanuit huis – mogelijk en gewenst was. Insteek bleef dat werknemers werden geënthousiasmeerd op vooral wel naar kantoor te komen.

Na afronding van de pilot is een nieuw beleid geformuleerd en door de OR goedgekeurd. Dit beleid houdt onder meer in:

1. een aanmoediging van Booking aan de werknemers om ten minste 40% van de werktijd op kantoor aanwezig te zijn;
2. meting van kantooraanwezigheid per kwartaal;
3. individuele connectiviteitsgegevens worden samengevoegd voor faciliteitsbeheer en rapportage;
4. team-agreements waarin managers en teamleden onderling afspraken maken over de dagen waarop ze op kantoor zijn en
5. ten minste zes verplichte teamdagen op kantoor per kwartaal.

Er werd dus aangestuurd op 40% werken op kantoor. Echter, alle aanmoedigingen ten spijt, bleek slecht 27% van de werknemers dit percentage te halen.

Percentage voor Booking veel te laag

Dat percentage was voor Booking veel te laag. Er moesten veel meer werknemers voor minimaal 60 %, bijgesteld naar 50%, bijgesteld naar 40% van hun werktijd naar kantoor komen.

Booking wenste dan ook haar beleid op dit punt te wijzigen met dien verstande dat werknemers verplicht werden om 40% van de werktijd op kantoor te zijn. Verder moest er een vaste wekelijkse teamdag zijn waarbij alle werknemers uit het team fysiek aanwezig moesten zijn en dit moest gehandhaafd kunnen worden, zo wenste Booking, samen met een hardheidsclausule voor de speciale gevallen. Denk aan langdurig zieken, of bij ouderschapsverlof.

OR voelde hier weinig voor

De OR voelde hier weinig voor, ondanks vele overleggen hierover. Booking heeft vervolgens een overgangsperiode geïntroduceerd om het verplichte aanwezigheidspercentage langzaam op te bouwen. De OR bleef echter weigeren. Als gevolg hiervan heeft Booking aan de OR laten weten dat zij vervangende toestemming aan de kantonrechter zou gaan vragen, omdat Booking de weigering van de OR onredelijk achtte en er zwaarwegende redenen zouden zijn voor de invoering van het nieuwe beleid, wat inhoudt dat werknemers voor 40% van hun werktijd verplicht zijn op kantoor te werken en dus flexibel zijn om thuis te werken voor de overige 60%. Met deze regeling zou het belang van werknemers worden gediend om flexibel te zijn én het belang van Booking dat werknemers zich met regelmaat op kantoor treffen. Booking noemde hier de volgende argumenten:

1. het behouden en bevorderen van de bedrijfscultuur en verbinding,
2. opleiding en ontwikkeling, vooral van new hires, en
3. effectieve samenwerking tussen teams.

Procedure

De kantonrechter moest zich over de vraag buigen of de kantonrechter van oordeel was dat met dit nieuwe beleid ingestemd moest worden en dus of zij vervangende toestemming kon geven aan Booking voor het instemmen met het beleid van Booking, in plaats van de OR. Was het inderdaad onredelijk van de OR om geen instemming te geven? Werd inderdaad om zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen van Booking gevergd om haar beleid over thuiswerk aan te passen?

Volgens Booking is het essentieel voor het behoud van bedrijfscultuur dat medewerkers elkaar op kantoor treffen en samen optrekken. Dat zou goed zijn voor Booking als bedrijf én voor de werknemers zelf. Dit zou namelijk leiden tot “een hogere betrokkenheid van medewerkers, een betere werk-privébalans, een sterkere onderlinge verbondenheid en meer werktevredenheid.” Ook gaf Booking aan dat ondanks haar mooie pand vlakbij station Amsterdam Centraal, met 3 bedrijfsrestaurants toch maar weinig mensen naar kantoor kwamen, ondanks alle stimulering hiertoe.

De OR gaf juist aan dat uit een werknemersenquête is gebleken dat 87,1 % van de respondenten had aangegeven tevreden te zijn over het bestaande beleid. Zij vreesde juist voor minder reproductiviteit door naar kantoor te komen en lange reistijden. Met name maakte de OR een probleem van de wens van Booking om te monitoren of een werknemer wel of niet op kantoor aan het werk was.

Oordeel kantonrechter

ECLI:NL:RBAMS:2026:10590

De kantonrechter is van oordeel dat Booking zonder twijfel een redelijk belang heeft om werknemers ten minste 40% van de werktijd naar kantoor te laten komen.

“Aannemelijk is dat het met enige regelmaat fysiek samen zijn van werknemers, wat door de komst naar kantoor gebeurt, bijdraagt aan betere samenwerking en effectievere afstemming en meer onderling vertrouwen. Dat dit kan bijdragen aan het beter inwerken van nieuwe medewerkers, onderling sneller schakelen, elkaar inspireren bij de nadere uitwerking van ideeën en een constructieve(re) opstelling ten aanzien van de ideeën van anderen is misschien geen harde wetenschappelijk conclusie maar wel een breed gedeelde aanname.”,

aldus de kantonrechter.

Aangegeven wordt dat het belangrijk is voor werknemers om elkaar met regelmaat te zien. De kantonrechter acht de verplichte aanwezigheid van 40% niet te veel. Booking heeft nooit uitgedragen dat zij een bedrijf is waar je altijd thuis kan werken. Het was voor werknemers duidelijk dat de standplaats Amsterdam was. Een langere reistijd heeft een werknemer dus zelf in de hand gehad of nog steeds zelf in de hand. Verder wordt aangegeven dat werknemers betaald worden om hun tijd te besteden aan werkzaamheden. De kantonrechter ziet als onderdeel hiervan de instructie van werkgever waar dat werk verricht moet worden “als het daarbij gaat om het in persoon ontmoeten van mensen met wie je samen de doelen moet verwezenlijken”.

Wel gaat de kantonrechter mee in de zorg van de OR dat niet alle 6000 collega’s van Booking tegelijkertijd op kantoor kunnen werken. Goede spreiding is dan ook noodzakelijk en voldoende aanwezigheid van werkplekken waar in alle rust kan worden gewerkt.

De problemen die de OR naar voren heeft gebracht voor wat betreft het monitoren van werken op kantoor, dus het controleren van die uren, dat door Booking in de toekomst kon worden opgelost door leidinggevende toegang te verschaffen tot gegevens op de toegangspassen, daarvan zegt de kantonrechter dat dit niet tot problemen hoeft te leiden. Uiteraard moet Booking aan de wet voldoen en de wijze van controle moet proportioneel zijn. Mocht er tussen een werknemer en diens leidinggevende onenigheid bestaan over de verplichte aanwezigheid van werknemer op kantoor, dan zou werknemer in de gelegenheid moeten zijn om zijn eigen inloggegevens aan de leidinggevende te verstrekken ter bewijs van 40% of meer aanwezigheid. Ook kan aanwezigheid blijken uit overlegverslagen of simpelweg door te treffen van de leidinggevende zelf op kantoor.

De kantonrechter geeft daarbij aan:

”Bij een verplichting hoort naar het oordeel van de kantonrechter ook de mogelijkheid om te controleren of die verplichting is nagekomen. Dat is geen stelselmatig wantrouwen maar toezien op de juiste naleving van instructies, ook opdat niet de ene werknemer zich netjes aan de afspraken houdt, terwijl de andere werknemer zijn of haar eigen gang gaat en niet de verplicht gestelde 40% naar kantoor komt, wat niet goed is voor de onderlinge samenwerking.”

Kortom, de kantonrechter heeft geoordeeld dat het weigeren van instemming door de OR onredelijk is en is het verzoek om vervangende toestemming toegewezen.

Advies

Wilt u gebruikmaken van onze parate kennis en ons met enige regelmaat bellen? Neem een abonnement op de Virtuele Juridische Afdeling. Mail me direct even dan ontvangt u vrijblijvend de voorwaarden.

Meer weten? Bel of mail gerust:

T. +31(0)70-3819281
E. info@wisemen.nl

Voor de laatste ontwikkelingen schrijft u zich nu in voor de

WiseMen Nieuwsflits!